ทำบัญชีร้านค้าออนไลน์ (Shopee / Lazada / TikTok Shop) ต้องบันทึกอะไรบ้าง? คู่มือฉบับจริงสำหรับแม่ค้าออนไลน์

ทำบัญชีร้านค้าออนไลน์ (Shopee / Lazada / TikTok Shop) ต้องบันทึกอะไรบ้าง? คู่มือฉบับจริงสำหรับแม่ค้าออนไลน์

ไม่ว่าคุณจะขายบน Shopee, Lazada หรือ TikTok Shop — ทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารบัญชีตามกฎหมาย กฎหมายกำหนดให้เก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี และถ้าขาดเอกสารชุดสำคัญ กรมสรรพากรมีสิทธิ์ประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมค่าปรับได้ทันทีครับ

คุณเป็นแม่ค้าออนไลน์ที่ขายสินค้าบน Shopee หรือ TikTok Shop แล้วสงสัยไหมครับว่า — ต้องทำบัญชีด้วยไหม? แค่เก็บ statement แบงก์ไว้ก็พอแล้วหรือเปล่า?

คำตอบคือ "ไม่พอ" ครับ และถ้าคุณขาดเอกสารชุดสำคัญ วันที่กรมสรรพากรมาตรวจ คุณอาจเสียภาษีย้อนหลังพร้อมค่าปรับโดยที่ไม่รู้ตัวมาก่อน

บทความนี้จะแจกแจงให้คุณรู้ชัดเจนว่า ร้านค้าออนไลน์ต้องเก็บเอกสารอะไร ทำรายงานอะไร และถ้าไม่ทำจะโดนโทษแค่ไหนครับ

ทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องทำบัญชี? กฎหมายบังคับจริงหรือเปล่า?

กฎหมายบังคับแน่นอนครับ แต่ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ บุคคลธรรมดาและนิติบุคคลมีหน้าที่ต่างกัน แต่ทั้งสองรูปแบบล้วนมีภาระทางกฎหมายที่ชัดเจนและมีบทลงโทษถ้าฝ่าฝืนครับ

นิติบุคคล: บังคับตาม พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543

ถ้าคุณจดทะเบียนในรูปแบบบริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ตามมาตรา 8 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 คุณมีหน้าที่จัดทำบัญชีอย่างครบถ้วนตามมาตรฐานบัญชีไทยครับ

และตามมาตรา 65 แห่งประมวลรัษฎากร นิติบุคคลต้องใช้เกณฑ์สิทธิ (Accrual Basis) คือรับรู้รายได้เมื่อเกิดสิทธิแม้ยังไม่รับเงินจริงก็ตาม ซึ่งต่างจากบุคคลธรรมดาโดยสิ้นเชิงครับ

บุคคลธรรมดา: บังคับตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร

แม้ขายออนไลน์ในนามส่วนตัวก็ไม่รอดครับ ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ ผู้มีเงินได้ประเภท 40(8) ซึ่งรวมถึงรายได้จากการขายสินค้าออนไลน์ ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย และต้องลงรายการภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่เกิดรายการครับ

และตามมาตรา 39 แห่งประมวลรัษฎากร บุคคลธรรมดาใช้เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) คือรับรู้รายได้เมื่อได้รับเงินจริงเท่านั้น

เอกสาร 6 ประเภทที่ร้านค้าออนไลน์ทุกเจ้าต้องมี — แม้ไม่จด VAT

เอกสาร 6 ประเภทนี้ใช้ได้กับทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล ถ้าไม่มีครบ กรมสรรพากรอาจปฏิเสธค่าใช้จ่ายและประเมินภาษีย้อนหลังได้ครับ

1. รายงานยอดขายรายวัน บันทึกรายรับแต่ละรายการ ประกอบด้วยวันที่ จำนวนเงิน ช่องทางที่ขาย และวิธีการชำระเงินที่ได้รับ แต่ละแพลตฟอร์มมีรายงานสำเร็จรูปให้ดาวน์โหลดได้เลย โดย Shopee เรียกว่า รายงานออเดอร์ (ธุรกิจ → รายงานธุรกิจ → รายงานออเดอร์), TikTok Shop เรียกว่า รายงานยอดขาย (การเงิน → รายงาน → รายงานยอดขาย) และ Lazada ดูได้ผ่าน Business Advisor พร้อมส่งออกข้อมูลเป็น Excel รายวันหรือรายสัปดาห์ได้ครับ

2. ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน (ฝั่งขาย) ถ้าคุณออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า ต้องเก็บสำเนาไว้ทุกใบ ถ้าไม่จด VAT ให้เก็บ "ใบเสร็จรับเงิน" ไว้แทนครับ

3. ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน (ฝั่งซื้อ) ทุกครั้งที่ซื้อสินค้ามาขาย หรือซื้ออุปกรณ์สำหรับร้าน ต้องขอใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีไว้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายทุกครั้งครับ

4. Settlement Report (รายงานสรุปยอดโอนเงิน) จากแพลตฟอร์ม Shopee, Lazada และ TikTok Shop ออกรายงานสรุปยอดโอนเงินให้ร้านค้าในทุกรอบ รายงานนี้แสดงยอดขาย ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าส่ง และยอดสุทธิที่โอนมาจริงครับ

5. Statement บัญชีธนาคาร ทุกเดือนต้องดาวน์โหลด bank statement เพื่อกระทบยอดกับ settlement report จากแพลตฟอร์ม ยอดต้องตรงกันครับ ถ้าไม่ตรงต้องหาสาเหตุและแก้ไขก่อนปิดบัญชีประจำเดือน

6. รายงานสินค้าคงเหลือ บันทึกจำนวนสินค้าที่ซื้อเข้า ขายออก และคงเหลือ ช่วยป้องกันสินค้าหาย และใช้เป็นฐานคำนวณต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) สำหรับยื่นภาษีครับ

ร้านค้าที่จด VAT ต้องทำอะไรเพิ่ม? รายงานภาษีซื้อ-ขาย-สินค้า ทำอย่างไร?

ถ้ายอดขายของคุณเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี คุณต้องจด VAT ตามมาตรา 85/1 แห่งประมวลรัษฎากร และหน้าที่ทางเอกสารจะเพิ่มขึ้นทันทีครับ

ตามมาตรา 87 แห่งประมวลรัษฎากร ผู้ประกอบการจด VAT ต้องจัดทำรายงาน 3 ชุดทุกเดือน และต้องลงรายการภายใน 3 วันทำการหลังเกิดรายการทุกครั้งครับ

รายงาน 3 ชุดที่ผู้ประกอบการ VAT ต้องทำทุกเดือน

รายงานภาษีขาย (Output Tax Report) บันทึกทุกรายการที่คุณขายสินค้าและเรียกเก็บ VAT 7% จากลูกค้า ต้องเก็บสำเนาใบกำกับภาษีขายทุกใบประกอบรายการครับ

รายงานภาษีซื้อ (Input Tax Report) บันทึกทุกรายการที่คุณจ่าย VAT เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งนำมาหักจากภาษีขายได้ โดยต้องมีต้นฉบับใบกำกับภาษีเต็มรูปประกอบทุกรายการครับ

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ สำหรับร้านค้าที่ขายสินค้า ต้องบันทึกการรับเข้าและจำหน่ายออกของสินค้าทุกครั้งตามมาตรา 87 แห่งประมวลรัษฎากรครับ

ยื่นแบบ ภ.พ.30 ทุกเดือน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ตามมาตรา 83 แห่งประมวลรัษฎากร ถ้ายื่นผ่านระบบออนไลน์กรมสรรพากรขยายเวลาออกไปอีก 8 วันครับ

Shopee / Lazada / TikTok Shop ออกเอกสารอะไรให้ร้านค้า? ใช้เพื่ออะไรในบัญชี?

ทั้งสามแพลตฟอร์มออกเอกสาร 2 ชุดหลักซึ่งคุณต้องดาวน์โหลดและเก็บไว้ทุกรอบ ไม่รอให้ถูกถาม เพราะถ้าหายไปจะเรียกคืนยากมากครับ

Settlement Report

รายงานนี้คือหัวใจของการทำบัญชีร้านออนไลน์ครับ ประกอบด้วยยอดขายรวม ค่าธรรมเนียมต่างๆ ค่าส่ง ส่วนลดจากแคมเปญ และยอดเงินสุทธิที่โอนเข้าบัญชี ใช้รายงานนี้เปรียบเทียบกับ bank statement ว่ายอดตรงกันไหม และบันทึกค่าธรรมเนียมทั้งหมดเป็น "ค่าใช้จ่าย" ในบัญชีครับ

สิ่งที่ต้องระวังคือแต่ละแพลตฟอร์มใช้ชื่อค่าธรรมเนียมต่างกัน ทำให้การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายในบัญชีซับซ้อนขึ้น ตัวอย่างเช่น Shopee แบ่งค่าธรรมเนียมออกเป็น Commission Fee, Transaction Fee และ Service Fee ส่วน TikTok Shop จะมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหลายประเภท เช่น Commerce Growth Fee, Infrastructure Fee และ Affiliate Fee เป็นต้น โดยแต่ละรายการเหล่านี้จะปรากฏทั้งใน settlement report และในใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินที่แพลตฟอร์มออกให้แยกต่างหากทุกรอบ ซึ่งคุณต้องเก็บเอกสารทั้งสองชุดไว้ควบคู่กันครับ

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (สำหรับนิติบุคคลเท่านั้น)

ถ้าร้านของคุณจดทะเบียนในรูปบริษัท แพลตฟอร์มทั้งสามจะหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากค่าธรรมเนียม/ค่าบริการที่จ่ายให้คุณ และนำส่งกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไปครับ

⚠️ บุคคลธรรมดาไม่ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายจากแพลตฟอร์มครับ — เป็นหน้าที่เฉพาะนิติบุคคลเท่านั้น

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกให้นั้น เป็นสิทธิ์ของแพลตฟอร์ม ไม่ใช่ของร้านค้า หน้าที่ของนิติบุคคลคือหัก นำส่ง และเก็บสำเนาหนังสือรับรองฯ ไว้เป็นหลักฐานว่าได้ปฏิบัติตามกฎหมายครบถ้วนแล้วครับ

กรณีศึกษา: คุณแพร ร้านกระเป๋าออนไลน์บน Shopee + TikTok Shop

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าร้านค้าออนไลน์ที่มียอดขายเกิน 1.8 ล้านบาทและจดบริษัทจำกัดต้องจัดเตรียมเอกสารอะไรบ้างในทุกรอบ และโทษที่ตามมาถ้าไม่ดำเนินการครับ

คุณแพรเปิดร้านขายกระเป๋าหนังบน Shopee และ TikTok Shop มา 2 ปี มียอดขายรวม 2,400,000 บาทต่อปี และจดทะเบียนบริษัทจำกัดตั้งแต่ต้น

เพราะยอดขายเกิน 1.8 ล้านบาท คุณแพรต้องจด VAT และมีหน้าที่เอกสารดังนี้ครับ:

ถ้าคุณแพรไม่จัดทำรายงาน VAT ทั้ง 3 ชุด โทษปรับทางอาญาสูงสุด 10,000 บาท และอาจถูกจำคุกไม่เกิน 6 เดือน ตามมาตรา 90/3 แห่งประมวลรัษฎากรครับ

ไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณควรจด VAT หรือวางระบบเอกสารอย่างไร? ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ Orbit Advisory เพื่อวางแผนภาษีเฉพาะกรณีของคุณครับ

ต้องเก็บเอกสารไว้กี่ปี? ถ้าไม่เก็บมีโทษอะไร?

ขั้นต่ำ 5 ปีครับ ทั้งเอกสารบัญชีและเอกสารภาษี กฎหมายกำหนดไว้ชัดเจน 2 ฉบับคือตามมาตรา 14 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี และตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ต้องเก็บรายงาน VAT และใบกำกับภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันยื่นแบบครับ

ทั้งสองฉบับให้อำนาจอธิบดีขยายระยะเวลาได้สูงสุดถึง 7 ปี นักบัญชีหลายคนแนะนำให้เก็บถึง 10 ปีเพื่อความปลอดภัย เพราะกฎหมายแพ่งให้อำนาจตรวจสอบย้อนหลังได้ถึง 10 ปีในบางกรณีครับ

อ่านเพิ่มเติมเรื่องอายุการจัดเก็บเอกสารบัญชีและสรรพากรได้ที่บทความนี้ครับ

บทลงโทษถ้าไม่จัดทำหรือไม่เก็บเอกสาร

นิติบุคคล vs บุคคลธรรมดา — ทำบัญชีต่างกันอย่างไร?

หลักง่ายๆ คือ บริษัทมีหน้าที่มากกว่า แต่ก็ได้ประโยชน์ทางภาษีมากกว่าด้วยครับ ตารางนี้เปรียบเทียบให้เห็นชัดเจน:

ยังไม่แน่ใจว่าจดบริษัทดีกว่าขายในนามส่วนตัวไหม? อ่านบทความเปรียบเทียบบุคคลธรรมดา vs นิติบุคคลสำหรับผู้ขายออนไลน์ก่อนตัดสินใจครับ

คำเตือนและความเสี่ยง: กรมสรรพากรรู้รายได้คุณอยู่แล้ว

ตั้งแต่ปี 2566 แพลตฟอร์มออนไลน์ทุกรายที่มีรายได้เกิน 1,000 ล้านบาทต่อปีในไทย มีหน้าที่รายงานข้อมูลรายได้ของร้านค้าให้กรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ หมายความว่า Shopee, Lazada และ TikTok Shop ส่งข้อมูลยอดขายของคุณให้กรมสรรพากรเรียบร้อยแล้วครับ

เกณฑ์ 1,000 ล้านบาทนี้ใช้กับแพลตฟอร์ม ไม่ใช่ร้านค้า — ดังนั้นร้านค้าทุกเจ้าที่ขายบน Shopee, Lazada หรือ TikTok Shop จึงอยู่ในระบบรายงานโดยอัตโนมัติครับ

ถ้าข้อมูลที่คุณยื่นภาษีไม่ตรงกับที่แพลตฟอร์มรายงาน คุณจะถูกตรวจสอบทันที และอาจต้องเสียภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ 1.5% ต่อเดือนของยอดภาษีที่ค้างชำระครับ

ความเสี่ยงที่พบบ่อยในร้านค้าออนไลน์:

• ❌ ไม่เก็บ settlement report → ไม่มีหลักฐานค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มเป็นค่าใช้จ่าย
• ❌ ซื้อสินค้ามาขายแต่ไม่ขอใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ → ต้นทุนถูกปฏิเสธ
• ❌ ไม่กระทบยอด bank statement กับ settlement report → ยอดรายได้คลาดเคลื่อน
• ❌ ไม่นับสินค้าคงเหลือ → กรมสรรพากรสามารถประมาณการรายได้จากสต็อกย้อนหลังได้

คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเรื่องภาษีแม่ค้าออนไลน์และ Influencerและการจด VAT สำหรับธุรกิจออนไลน์เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมครับ

ไม่แน่ใจว่าระบบเอกสารของร้านคุณรัดกุมพอหรือเปล่า? ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ Orbit Advisory ได้เลยครับ เราตรวจสอบและวางระบบบัญชีให้ถูกต้องก่อนที่กรมสรรพากรจะมาถามครับ

สรุป: คุณควรเริ่มจากตรงไหน?

งานบัญชีร้านค้าออนไลน์ซับซ้อนกว่าที่คิด โดยเฉพาะถ้าขายหลายแพลตฟอร์มพร้อมกัน เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างธุรกิจและจำนวนแพลตฟอร์มที่คุณใช้ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ Orbit Advisory เพื่อวางระบบบัญชีร้านออนไลน์ให้ถูกต้องตั้งแต่แรก ก่อนที่ข้อผิดพลาดจะสะสมจนแก้ยากครับ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: บุคคลธรรมดาที่ขายออนไลน์ต้องทำบัญชีเหมือนบริษัทไหม? A: ไม่เหมือนกันครับ บุคคลธรรมดาไม่ต้องทำบัญชีเต็มรูปแบบตาม พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 แต่ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ โดยต้องลงรายการภายใน 3 วันทำการและเก็บหลักฐานรายรับ-รายจ่ายทุกรายการไว้ให้ครบ เพื่อรองรับการตรวจสอบจากกรมสรรพากรได้ตลอดเวลาครับ

Q2: Settlement Report จากแพลตฟอร์มใช้แทนใบเสร็จรับเงินได้ไหม? A: ไม่ได้ครับ Settlement Report เป็นเพียงสรุปยอดโอนเงินจากแพลตฟอร์ม ไม่ใช่ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินตามความหมายทางกฎหมาย คุณยังต้องมีหลักฐานรายจ่ายแยกต่างหาก เช่น ใบกำกับภาษีซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ และ Settlement Report นำมาใช้กระทบยอดรายได้เท่านั้นครับ

Q3: ขายหลายแพลตฟอร์มพร้อมกัน ต้องทำบัญชีรวมกันหรือแยกร้าน? A: รวมไว้ในบัญชีชุดเดียวครับ แต่ต้องจำแนกรายรับตามแหล่งที่มาแยกกัน เช่น รายรับจาก Shopee รายรับจาก TikTok Shop เป็นต้น ค่าธรรมเนียมจากแต่ละแพลตฟอร์มก็บันทึกแยกตาม settlement report ของแต่ละแพลตฟอร์ม แล้วรวมเป็นยอดรวมสำหรับยื่นภาษีครับ

Q4: ไม่จด VAT ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายไหม? A: ไม่ต้องครับ รายงานภาษีซื้อและภาษีขายตามมาตรา 87 แห่งประมวลรัษฎากร เป็นหน้าที่เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เท่านั้น ถ้ายังไม่จด VAT เพราะรายได้ไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ให้จัดทำเพียงรายงานเงินสดรับ-จ่ายและเก็บเอกสารประกอบรายรับ-รายจ่ายไว้ก็เพียงพอครับ

Q5: ถ้าไม่มีใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ จะบันทึกค่าใช้จ่ายได้อย่างไร? A: ใช้ "ใบรับรองแทนใบเสร็จ" ได้ครับ โดยบันทึกชื่อผู้ขาย วันที่ รายการสินค้า และจำนวนเงิน พร้อมลายมือชื่อผู้จ่าย แต่จะนำค่าใช้จ่ายนี้ไปขอคืน VAT ไม่ได้ และกรมสรรพากรอาจตรวจสอบเพิ่มเติม แนะนำให้กดดันซัพพลายเออร์ออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่แรกครับ